為加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。甘肅省天水李子金礦有限公司于2023年10月啟動(dòng)新檔案室改造升級(jí)工作，截止目前，已順利完成檔案室搬遷和整理工作，新檔案室已正式投入使用。
規(guī)范管理，提升檔案管理水平
甘肅李子公司新檔案室位于科技大樓二樓，總面積90余平方米。根據(jù)需要，配備了符合國家規(guī)定的有軌密集架10組，可存放各類紙質(zhì)檔案9萬余件。配備了檔案整理臺(tái)、檔案梯、檔案盒、加濕器等技術(shù)設(shè)施。配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、裝訂器等檔案整理工作設(shè)備。建立了完善的檔案安全管理機(jī)制，加強(qiáng)了對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的防控。同時(shí)公司修訂了檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范。
組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌部署搬遷工作
此次檔案室搬遷工作，甘肅李子公司高度重視，多次召開專題會(huì)議進(jìn)行協(xié)商和部署，調(diào)研新檔案室工作進(jìn)度，了解原檔案室清點(diǎn)摸底工作，根據(jù)各方面工作實(shí)際，適時(shí)調(diào)整搬遷計(jì)劃，督導(dǎo)部署搬遷工作，確保搬遷順利推進(jìn)。同時(shí)擬定搬遷方案，制定搬遷工作計(jì)劃，組織成立搬遷工作小組，制作檔案資料搬遷各環(huán)節(jié)實(shí)施守則和操作指南，細(xì)化工作步驟，擬定任務(wù)清單，設(shè)計(jì)臺(tái)賬表格，在組織架構(gòu)、人員分工、操作流程等方面確保搬遷工作規(guī)范、有序開展。
未雨綢繆，做實(shí)籌備搬遷準(zhǔn)備
搬遷準(zhǔn)備階段是清點(diǎn)檔案的最佳時(shí)機(jī)，由公司綜合辦公室牽頭負(fù)責(zé)篩查梳理各類檔案，全面清晰掌握家底。首先按檔案全宗及目錄順序，對(duì)每個(gè)檔案的存放庫房、起始排架位置、以及是否有漏缺等情況進(jìn)行逐一登記。其次，對(duì)于數(shù)量不明確的零散檔案和破損檔案，我們進(jìn)行了重新裝訂、編號(hào)和造冊(cè)。同時(shí)，我們仔細(xì)核對(duì)實(shí)際檔案數(shù)目與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)于任何不一致的地方進(jìn)行修正，確保賬物相符。最后，在搬遷前詳細(xì)梳理并做好登記，確保檔案入庫后應(yīng)統(tǒng)盡統(tǒng)，并對(duì)新檔案室儲(chǔ)存柜測算，分區(qū)域精準(zhǔn)定位檔案存放位置。
務(wù)求實(shí)效，有序推進(jìn)搬遷進(jìn)展
李子公司檔案資料搬遷工作嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工明確、協(xié)調(diào)配合”的原則，嚴(yán)格按照搬遷方案進(jìn)行搬遷，將所有檔案全部進(jìn)行封柜、裝箱并標(biāo)識(shí)，分工明確，責(zé)任到人，采取即時(shí)出庫、即時(shí)搬運(yùn)、即時(shí)上架等環(huán)環(huán)相扣的方式組織搬遷，確保檔案的完整性、機(jī)密性。從清點(diǎn)、整理、分類、打包、編號(hào)、封存、監(jiān)督裝車、接收、點(diǎn)數(shù)以及檔案入庫上架等搬遷的每個(gè)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到既分工負(fù)責(zé)，又團(tuán)結(jié)協(xié)作，安全運(yùn)送檔案、圖書、資料、等各類資料，確保了搬遷有序高效安全推進(jìn)。在搬遷中，我們實(shí)現(xiàn)了“一件不失，一頁不損”的目標(biāo)，順利完成了25車次、包含15500多件檔案的搬遷工作。
這次檔案室搬遷工作的順利完成，標(biāo)志著公司檔案管理水平的進(jìn)一步提升。接下來，李子公司將持續(xù)做好搬遷“后半篇文章”，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，更好服務(wù)于公司的發(fā)展。（文/常樂）
（來源：甘肅李子公司 轉(zhuǎn)載：康翠霞） |
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